VoIP

Les besoins essentiels d’un système de téléphonie d’entreprise

La téléphonie d’entreprise ne se résume plus à répondre à des appels et faire en sorte de satisfaire le client. Aujourd’hui, les entreprises se doivent d’être équipées de systèmes performants leur permettant de répondre le plus rapidement possible à des clients exigeants, ces derniers n’hésitant pas à se tourner vers la concurrence au moindre défaut d’organisation. Pour réussir à convaincre les clients, répondre dans les plus brefs délais à leurs attentes, les fidéliser et leur apporter des réponses claires sans hésitation, il est impératif d’équiper son système de téléphonie d’entreprise d’un certain nombre d’éléments :

Système de téléphonie IP pour entreprise

Un bon système téléphonique d’entreprise s’adapte aux besoins de chacun. C’est une technologie de pointe qui permet de bénéficier de coûts fixes réduits. La simplicité de ce système et sa polyvalence offrent aux entreprises la possibilité de s’implanter à l’étranger ou de mettre en place rapidement des postes en télétravail.

Tableau de bord

Le tableau de bord est un outil indispensable pour les collaborateurs et les administrateurs. Il offre un large éventail de possibilités puisqu’il permet de gérer les appels, de les analyser, mais aussi de mesurer la productivité. Le tableau de bord livre des chiffres en temps réel, ce qui permet d’orienter les collaborateurs vers des solutions toujours plus efficaces.

Distribution des appels et gestion des files d’attente

Avoir la possibilité de visualiser les files d’appels en temps réel, vous permet d’observer le nombre de communications entrantes afin d’équilibrer les files d’attente entre les collaborateurs. De cette manière, le temps d’attente est réduit et le client est dirigé vers la personne la plus à même de répondre à ses besoins.

Supervision et coordination

Pour être parfaitement efficace, le collaborateur doit être en mesure de répondre aux interrogations de chaque client. Les options de supervision d’appels permettent d’écouter certains échanges téléphoniques afin de pouvoir intervenir si nécessaire, et ce, sans que l’appelant en soit informé.

Historique d’appel

Pour rassurer le client, le mettre en confiance et faciliter les transactions commerciales, il est important de créer de l’interaction. Certaines fonctionnalités de téléphonie IP donnent accès aux fiches personnalisées des clients et à une base de données complète. De cette manière, les collaborateurs peuvent accéder à de nombreuses informations propres à chaque client en quelques secondes.

Statistiques en temps réel

Les statistiques livrent de nombreuses informations utiles pour améliorer les performances de votre entreprise. Il est ainsi possible de vérifier le nombre d’appels entrants, le nombre d’appels interrompus, le temps total de conversation, le nombre d’agents disponibles, etc. Ces statistiques offrent par la suite la possibilité de réunir les collaborateurs afin d’analyser les résultats à partir de données réelles et concrètes (relatives à la journée passée, par exemple). Des statistiques plus ciblées mettent en évidence les comportements individuels des collaborateurs. Ces dernières peuvent être utilisées à bon escient pour revoir les objectifs, les points forts et les points faibles de chaque agent afin d’obtenir de meilleurs résultats. Il est aussi possible d’envisager des formations en fonction de ces statistiques.

Aujourd’hui, les entreprises se doivent d’être réactives et modernes. Elles doivent être capables de répondre aux clients, quel que soit leur mode de communication. Les nouveaux systèmes téléphoniques réussissent à mutualiser toutes les communications afin de répondre efficacement aux clients pressés et exigeants. Que ce soit par courriel, via les réseaux sociaux, par téléphone ou même par fax, ces nouvelles technologies améliorent les performances de l’entreprise tout en apportant un réel confort à vos collaborateurs et agents. De cette manière, les délais d’attente sont réduits, les réponses sont plus claires et le taux de satisfaction de votre clientèle, grandement amélioré.